Manual Básico de Shopmanager para WooCommerce Parte 1

17Abr202318Abr2023 By Carlos Romero EnDiseño Web & Desarrollo

El rol de Shop Mananger o Gestor de Tienda Online es el de controlar todo el flujo de pedidos, así como el correcto control de stock de los productos. En este Manual Básico de Shopmanager para Woocommerce Parte 1 nos centraremos en la parte más importante: los pedidos de los clientes, que suelen acometer las tareas más corrientes del día a día del gestor de tienda.

El administrador web habrá facilitado un usuario con los permisos concretos de Shop Manager, con el que tendrá acceso a todas las opciones y configuraciones.

En este Manual Básico de Shopmanager para WooCommerce Parte 1 veremos:

1. Acceso a la tienda

2. Gestión de WooCommerce (pedidos)

3. Entender bien los Estados de Pedidos

Empezamos…

1. ACCESO A LA TIENDA

Como toda tienda de Woocommerce, está basada en WordPress, por lo que su acceso será:

https://dominiodemitienda.es/wp-login.php

Donde introduciremos el usuario y clave facilitados por el administrador web

Una vez accedamos a la intraweb, tendremos a la izquierda, en color negro, el menú de opciones, que por tener el rol de Shop Manager, estará reducido a las funciones necesarias, que pasaremos a explicar a continuación. En esta parte 1 del manual, nos centraremos en la de gestión de pedidos y en todo lo referente a WooCommerce.

2. Gestión de WooCommerce

En la opción de WooCommerce, es donde tendremos control de todas las tareas necesarias de la tienda. Incluso de muchas opciones que se recomiendan no toquetear si no tienes cierta experiencia. Se despliega un submenú con distintas opciones, que pasamos a explicar, separándolas en dos partes: las importantes y las menos importantes.

2.1. Opciones importantes para gestionar WooCommerce

Dentro de WooCommerce tenemos las siguientes opciones: (en negrita las más importantes para el día a día: Pedidos e Informes)

-Inicio
-Pedidos
-Formularios de Pago
-Clientes
-Store Toolkit
-Informes
-Ajustes
-Estado
-Extensiones
-Facturas PDF

Vamos primero a explicar más detalladamente las opciones más importantes, que son:

2.1.1. Pedidos:

Es donde controlamos todo el flujo de pedidos. Es la opción donde pasaremos la mayor parte de nuestro tiempo como Shop Manager. Al entrar veremos un listado con todos nuestros pedidos que suele venir ordenados por fecha, pero que podemos re-ordenar como queramos, según el filtro que pulsemos. (pedido, fecha, estado…)

En este listado tenemos una vista de lo más importante y básico:

-El número de pedido con el nombre del comprador

-La fecha de pedido

-El estado actual del pedido

-La Dirección de Envío

-Total de la compra

Con estos campos suele ser suficiente para hacerse una idea de lo más básico de la lista pero podemos añadir o quitar campos de datos a mostrar, de este listado, arriba a la derecha en una pestaña llamada “Opciones de Pantalla”, la cual nos deja elegir más filtros.

Ver/Editar Pedido:

Si hacemos clic sobre uno de los pedidos, accederemos a toda la información de dicho pedido.

Podemos diferenciar en 3 zonas la información del pedido:

-Detalles del Pedido (arriba)
-Artículos del Pedido (debajo)
-Opciones de Factura, Notas y Actualizar (columna derecha)

En la parte superior tenemos todos los detalles del pedido. El número (en este caso es el #1905), información del método de pago, su IP, la fecha de pedido, el estado del mismo, así como los datos de facturación y envío, que pueden ser modificados por el Shop Manager en caso necesario. (Ej: El cliente haya introducido mal algún dato y nos lo haya comunicado)

A continuación puedes ver la lista de productos, cantidad, precio, ida, gastos de envío… Esta parte evidentemente no puede ser editada. En caso de algún error de pedido, tendrá que ser cancelado.

Zona lateral derecha. (Sidebar)

En el SIDEBAR o lado lateral de la derecha, tenemos de primera el botón más importante para toda edición de datos. El botón azul de ACTUALIZAR. Lo usaremos cada vez que queremos guardar algún cambio. Paciencia a la hora de ejecutarlo y que vuelva a cargarse la página actual. Depende mucho de cómo esté la carga del servidor en ese momento. No tengamos prisas cuando estamos ejecutando tareas de gestor de tienda. (En caso de que el servidor vaya muy lento más veces de la cuenta, ponte en contacto con tu administrador de hosting.)

Debajo tenemos una opción muy interesante, que es la de Guardar Pedido y Enviar correo. Muy similar al botón de arriba, pues actualiza el pedido, pero además, nos permite enviarle al cliente uno de los TIPOS de correo que tenemos programados. (Nuevo Pedido, Pedido Cancelado, Procesando…) Puede que alguna vez nos interese re-enviarle al cliente un tipo de email.

Crear PDF: (crear Factura)

De forma estándar, y salvo que lo hayas concretado con el diseñador web, tu tienda tiene programado por defecto que envíe factura al cliente justo cuando el shop manager pasa el pedido al estado COMPLETADO. Así pues, la facturación se hace de forma automática, generando el número siguiente a la última ejecutada.

En caso de necesitar resetear / editar el contador de número de factura, ponte en contacto con el administrador web.

Notas del Pedido:

Este chat interno es muy interesante. Nos puede servir para anotar ciertos comentarios personales acerca del pedido. Cuando se realice un cambio de estado, o cambio de algún tipo, quedará registrado en este chat, a modo de log o de listado de cambios.

Ojo que debajo tenemos una opción my interesante, que es la de que la nota sea PRIVADA o AL CLIENTE, pudiendo enviarle al cliente dicha nota.

2.1.2. Informes

En esta opción, podemos ver una gráfica de las ventas. Personalizar el periodo, el tipo de producto, de categoría… y obtener las cifras de venta de cara al negocio.

2.2 OTRAS Opciones MENOS importantes:

-Inicio: Es el formulario de inicio. En principio está configurado todo.

-Formularios de Pago: Es la configuración de los formularios de pago: NO TOCAR

-Clientes: Podemos ver un listado de los clientes con todos sus datos. Gasto total, número de pedidos:

-Ajustes: Aquí vienen todos los ajustes realizados para la configuración de la tienda. En estos apartados está el corazón de la tienda (tipos de IVA, gastos de envío, métodos de pago): Se recomienda que estas opciones no se toquen sin conocimiento. Ya que pueden alterar el funcionamiento de la tienda. Consultar con el administrador web.

-Estado: Es información interna sobre los módulos del sistema. Información para los desarrolladores. Mejor no tocar tampoco.

-Extensiones y Facturas PDF: para configurar otras opciones. Aquí es donde podemos editar el número correlativo de factura, incluso ver algunos detalles del diseño de la misma. Ante la duda, mejor contacte con su administrador web.

3. ENTENDER BIEN LOS ESTADOS DE PEDIDOS

Lo primero que hay que entender es que en cada versión o instalación de WooCommerce puede haber un número de «Estados de Pedidos» diferente, ya que algunos plugins, añaden o eliminan algunos de ellos.

Cuando se crea un pedido nuevo, el pedido pasará por una serie de ESTADOS. Así el Shop Manager podrá tener constancia del momento o etapa en el que se encuentra. Entender estos métodos de pago es importantísimo, ya que puede marcar la diferencia entre una operación con éxito o una fallida.

Estados de Pedidos de WooCommerce:

-En Espera: Cuando el cliente realiza un pedido con método de pago PAGO POR TRANSFERENCIA, se queda en ESPERA. Se resta el producto de las existencias si tienes activado el control de stock, pero tendrás que confirmar el pago de forma manual. El shop manager tiene que confirmar manualmente el pago. Entonces una vez confirmado, tiene que pasar el estado a PROCESANDO, y una vez enviado, a COMPLETADO.

-Procesando: Los pedidos con este estado están pagados, pero está esperando a que se complete el proceso (por ejemplo a que se realice el envío de los productos, que será por tanto un cambio de estado que tendrá que ejecutar el Shop Manager manualmente)

-Completado: El pago se realizó con éxito y el pedido se ha enviado. Justo al pasar al estado COMPLETADO, se genera la factura con el número correlativo siguiente y se adjunta y envía de forma automática al cliente en un email.

-Cancelado: Muchas veces el pedido tiene que ser cancelado por el gestor de tienda, o bien el cliente lo puede cancelar. Este pedido queda en la lista como cancelado y no hay que realizar ninguna otra acción.

-Pendiente de Pago: Cuando se crea el pedido pero aún no se ha pagado. El cliente no elige ningún método de pago y deja la cesta llena.

-Reembolsado: Pedido reembolsado por el gestor de tienda.

-Fallido: Algunas veces, puede fallar la pasarela de pagos, bien por problemas técnicos del software o bien por motivos ajenos, como la tarjeta del cliente, la cuenta, Internet… En ese caso, el pedido se queda en estado fallido.